Systém pre servis
a revízie v teréne
FieldCheck pripravujeme pre firmy, ktorých technici chodia k zákazníkom. Stráži termíny kontrol a umožní vyplniť a podpísať výkaz priamo na mieste, aj keď nie je signál.
Termíny revízií a výkazy bez papierov
Servisná firma zarába hlavne vtedy, keď sa k zákazníkovi vracia. Pri revíziách je návrat daný zákonom: lehota ďalšej odbornej prehliadky plynie, či ju niekto sleduje, alebo nie.
FieldCheck je program na revízie a servis pre firmy, ktoré chodia za zákazníkom. Každé zariadenie má kartu s miestom, výrobným číslom, históriou zásahov a najbližšou lehotou kontroly. Hodí sa pre elektro a plyn, výťahy, hasiace prístroje, klimatizácie aj IT servis.
Technik dostane výjazd do mobilu. Na mieste vyplní výkaz, odfotí nález a zákazník podpíše prstom na displeji. Faktúra vznikne z výkazu, nikto ho večer neprepisuje z papiera.
FieldCheck je modul vlastnej administrácie PROSIMSI, nášho systému na správu webu, objednávok a údajov, a ešte sa vyvíja. Funkcie nižšie sú rozsah prvej verzie a termín nasadenia poviem podľa toho, ako vývoj pokračuje. Pre dielňu, kam autá prichádzajú, je systém pre autoservis ServiceBay, a napojenia na účtovníctvo riešim ako webové aplikácie na mieru.
Lehoty sa hlásia samy
Každé zariadenie má interval kontroly. FieldCheck vás upozorní s predstihom, ktorý si nastavíte, takže termín nikomu neujde.
Výkaz podpísaný na mieste
Odpracovaný čas, materiál, nález a podpis zákazníka na displeji. Faktúra vznikne z výkazu bez prepisovania.
Funguje bez signálu
V kotolni ani vo výťahovej šachte internet nie je. Technik pracuje bez pripojenia a keď vyjde von, dáta sa odošlú samy.
Čo sa zmení, keď lehoty stráži systém a výkaz vzniká na mieste
Modelové porovnanie ukazuje, čo sa zmení, keď systém pripomenie termín kontroly, technik vyplní výkaz u zákazníka a kancelária z neho pripraví faktúru.
Zmeškaná kontrola znamená viac než nevyfakturovaný výjazd. Firma, ktorá revíziu mala urobiť, za ňu zodpovedá, a pri poistnej udalosti sa pýtajú práve na dátum poslednej kontroly.
Modelový príklad, nejde o výsledky konkrétneho klienta
Kde servisná firma stráca peniaze a kde riskuje
Modelová servisná firma bez systému stráca na piatich miestach medzi objektom zákazníka a vystavenou faktúrou.
Nevyfakturovaný výjazd je menšia škoda. Väčšia je zodpovednosť pri poistnej udalosti.
Technik odpracuje deň a potom hodinu prepisuje. Časť položiek sa stratí a nevyfakturuje.
Keď technik odíde z firmy, odíde s ním aj to, čo je kde namontované a kedy sa to kontrolovalo.
V kotolni a v šachte pripojenie nie je. Systém, ktorý tam nefunguje, technici prestanú používať.
Čo je v paušále a čo nad rámec, sa rieši až pri faktúre. Vtedy je z toho spor.
Čo FieldCheck obsahuje
Základ je pre každý servis rovnaký. Pri nasadení nastavím typy zariadení, intervaly kontrol podľa vašej odbornosti a šablóny výkazov a protokolov.
Karty zariadení u zákazníka
Miesto, výrobné číslo, typ, rok výroby a história zásahov. Zákazník má viac objektov a v každom viac zariadení.
Kalendár zákonných lehôt
Interval kontroly pri type zariadenia, upozornenie s predstihom a prehľad toho, čo sa blíži a čo je po termíne.
Plánovanie výjazdov a dispečing
Rozpis technikov na dni, priradenie zákazky, poradie zastávok a správa zákazníkovi o príchode.
Výkaz práce v mobile
Odpracovaný čas, materiál, nález a podpis zákazníka prstom na displeji. Kópiu dostane e-mailom, kým technik odíde.
Fotky nálezu
Fotka pred zásahom a po ňom priamo pri zákazke. Pri reklamácii aj poistnej udalosti je to dôkaz, ktorý má váhu.
Práca bez pripojenia
Výjazd, výkaz, fotky aj podpis fungujú bez signálu. Keď sa pripojenie vráti, dáta sa odošlú samy.
Revízne protokoly
Šablóny protokolov podľa typu zariadenia, protokol na stiahnutie a archív u zákazníka. Nič sa neskladá vo Worde po večeroch.
Sklad a materiál vo vozidle
Stav skladu na dielni aj vo vozidlách. Materiál použitý na zákazke sa odpíše a prenesie do faktúry.
Zmluvy a paušály
Servisná zmluva s rozsahom, počtom výjazdov a paušálom. Systém rozlíši, čo je v zmluve a čo sa fakturuje navyše.
Fakturácia z výkazov
Faktúra vzniká z času a materiálu, jednotlivo alebo hromadne za obdobie. Položky sedia s tým, čo zákazník podpísal.
Portál pre zákazníka a hlásenie porúch
Zákazník nahlási poruchu cez formulár, vidí históriu zásahov a stiahne si protokoly. Menej telefonátov na dispečing.
Výkonnosť a podklady na mzdy
Odpracované hodiny podľa technika a zákazky, počet výjazdov, úspešnosť prvej opravy a podklad na výplatu.
Pre koho je FieldCheck stavaný a pre koho nie
Pre firmy, ktoré chodia za zákazníkom a majú u neho zariadenia s opakovanou kontrolou. Dielni, kam zákazky prichádzajú, poslúži iný systém.
Revízni technici a servisné firmy
Elektro, plyn, výťahy, tlakové nádoby, hasiace prístroje. Prácu privádza zákonná lehota a FieldCheck ju stráži.
Chladenie, klimatizácie a tepelné čerpadlá
Kontrola tesnosti a servisné prehliadky: zariadenie na mieste, interval a protokol.
Kotolne a vykurovanie
Sezónne prehliadky, poruchové výjazdy a zmluvy s paušálom. Systém rozlíši zmluvný zásah od fakturovaného.
Správcovia budov a údržba
Viac objektov, v každom desiatky zariadení s vlastnými lehotami. Excel to prestane zvládať pri druhej budove.
IT servis u zákazníka
Zariadenia na pobočkách, výjazdy podľa zmluvy, výkaz s podpisom. Namiesto lehôt sa sledujú zmluvné reakčné časy.
Firmy prechádzajúce z papiera
Zákazníkov, objekty, zariadenia a termíny prenesiem pri nasadení. Papierové výkazy nie sú prekážka.
Kde to naopak nedáva zmysel
Autoservis, kam vozidlá prichádzajú na dvor, pracuje inak. Preň je ServiceBay.
Jednorazové montáže bez servisu
Ak po odovzdaní diela už k zákazníkovi nechodíte, väčšinu funkcií nevyužijete. Stačí evidencia zákaziek.
Ako vyzerá deň servisnej firmy s FieldCheckom
Od ranného plánu na dispečingu po faktúru z výkazu. Takto to ide každý pracovný deň.
-
Dispečing vidí celý deň naraz
Dispečer vidí, kto kam ide, čo je hotové a čo mešká. Zákazku pridelí technikovi a ten ju má hneď v mobile. Netreba volať ani nič prepisovať do tabuľky.
- Plán výjazdov na deň
- Pridelenie technikovi
- Zmenu technik uvidí hneď
-
Aj tam, kde nie je signál
V kotolni ani vo výťahovej šachte internet nebýva. Technik zapisuje ďalej a systém dáta odošle, len čo sa zariadenie pripojí.
- Zápis bez pripojenia
- Fotky k zásahu
- Odoslanie po pripojení
-
Výkaz podpíše zákazník na displeji
Technik zapíše prácu, materiál a dopravu priamo u zákazníka. Zákazník podpíše na displeji a protokol mu príde e-mailom skôr, než technik odíde z parkoviska.
- Zápis práce a materiálu
- Podpis na displeji
- Protokol e-mailom
-
Lehoty stráži systém za vás
Z dátumu kontroly FieldCheck vypočíta ďalší termín podľa intervalu zariadenia a včas vás upozorní. Zo zoznamu blížiacich sa termínov urobíte plán výjazdov jedným klikom.
- Ďalší termín z intervalu
- Upozornenie s predstihom
- Zoznam → plán výjazdov
Od dohody po prvý výjazd v systéme za päť až osem týždňov
Najviac času zaberie prenesenie evidencie zariadení a termínov z Excelu a zo šanónov.
Prejdeme odbornosť a intervaly
Spolu prejdeme typy zariadení, ktoré servisujete, a intervaly kontrol, ktoré vás viažu. Navrhnem rozdelenie objektov a zariadení a pripravím šablóny protokolov.
výstup: návrh evidencie a lehôtNastavím výkazy, faktúry a mobil
Nastavím výkaz práce, podpis na mieste, prenos do faktúry a prácu bez pripojenia. Technikov zaškolím na vašich skutočných zákazkách.
výstup: technik pracujúci v terénePrenesiem dáta a spustíme
Prenesiem zákazníkov, objekty, zariadenia a najbližšie termíny kontrol. Po skúšobnej prevádzke idete naostro aj s dispečingom.
výstup: bežiaca prevádzka a podporaČo sa pýtate na systém pre servis v teréne
Nenašli ste odpoveď? Napíšte mi, odpoviem do 24 hodín v pracovné dni.
Opýtať saPrejdeme vaše zariadenia a lehoty
Na hovore sa pozrieme, koľko zariadení máte u zákazníkov a ako dnes strážite termíny kontrol. Potom dostanete ponuku s presnou sumou. Ozvem sa do 24 hodín v pracovné dni.